HeHin toimisto on kohta 2 kk vanha eli aika nuori. Kun perustin sen, päätin, että kaikki mahdolliset dokumentit tallennetaan sähköisesti pilvipalveluihin. Tämä koskee niin omien muistiinpanojen, tilastojen, tarjousten kuin kirjanpidon materiaalinkin hallintaa. Olen aiemminkin toiminut yrittäjänä, mutta nyt kun uusi yritys on perustettu, on monella tapaa helppo aloittaa puhtaalta pöydältä. En itsekään ole erityisen tietoteknisesti orientoitunut, mutta elämää helpottaakseni aion oppia uutta. Ja toivottavasti voin auttaa siinä myös muita.
Ihan ensimmäiseksi olen aloittanut käyttää Google Docs -palvelua eli pystyn tekemään Word- ja Excel-pohjaiset tiedostot netissä. Tallennustilaa on 25 Mt, josta tallennetut pdf-tiedostot vievät eniten tilaa, mutta mainitsemiani dokumentteja saa tuohon tallennustilaan tehdä satoja. Tällaisenaan palvelu on ilmainen.
Yrityksille on tietysti olemassa myös maksullisia isompia "nettitoimistoja". Tällä hetkellä mm. Elisa mainostaa Elisa Toimisto 365 -palvelua, joka on käytännössä sama kuin Microsoftin Office 365 -palvelu mutta siihen on lisätty Elisan omia palveluita kuten yrityksen verkkotunnuksen varaus ja suomenkielinen asiakaspalvelu. Yksinyrittäjän tapauksessa näillä on hintaeroa n. 2 €/kk Microsoftin ollessa edullisempi. Tällöin tallennustilaa on 1Tt eli jo paljon enemmän.
Hyvänä kakkosena tuli laskutuksen järjestäminen. Sen jo toki tiesinkin, että netissä olevia kattavia ja suoraan kirjanpitäjän ja pankin kanssa keskustelevia laskutusohjelmia on olemassa. Mutta se tuli uutisena yrityksen pankkitiliä avatessa, että yksinkertaisiin laskutustarpeisiin myös ainakin OP tarjoaa verkkopankissa toimivan E-laskutusohjelman. OP:n omilla sivuilla sen sanotaan sopivan vain kuluttajalaskutukseen, mutta ainakin minulle se markkinointiin myös B2B-laskutukseen sopivaksi.
Sitten luin myös sähköisestä kuittien säilytysjärjestelmästä nimeltään Etasku. Myös sieltä tiedot saa helposti kirjanpitäjälle (tai kirjanpitäjä saa haettua ne itse). Paperikuitteja ei tarvitse itse säilyttää, vaan palvelu säilyttää kuitit lain määräämän ajan. Kuulostaa mielestäni todella helpolta ja vapauttavalta! Sen vaan pyydän huomioimaan, että maksuton palvelu koskee vain max. 5 kuittia/kk tallentavia kotitalouksia ja yrityksillä on kyllä 30 päivän maksuton kokeiluaika, minkä jälkeen palvelu on otettava maksullisena (tällä hetkellä 4,90 €/kk) käyttöön, jos sitä haluaa jatkaa.
Kaikki nämä mainitsemani palvelut on mahdollista ladata myös älypuhelimiin. Ja jos jollakulla kokeneemmalla sähköistä toimistoa pitävällä yrittäjällä on lisää vinkkejä, otan niitä mielelläni vastaan.
