HeHin toimisto

Ajattelin kertoa lyhyesti siitä, mitä yritykseni HeHin toimisto tekee tai voisi tehdä. Nyt kun yrityksellä on takanaan pari toimintakuukautta, olen päivittänyt LeaStore.fi-verkkokaupan Facebook-sivua, vastannut asiakasyhteydenottoihin ja ollut mukana kehittämässä paria mainoskampanjaa. Sen lisäksi olen jakanut mainosflyereita ja pistänyt asiakirjoja järjestykseen.

Viime viikolla vietettiin jälleen Yrittäjän päivää, minkä merkeissä luin mm. tämän blogitekstin "Kuka ymmärtää yrittäjää?". Siinä kuvataan yrittäjän taivalta, jossa polttoaineena toimivat yrittäjän oma unelma ja intohimo. Matka voi välillä olla työläs ja tärkeissä rooleissa tarpomisenkin aikana ovat kouluttautuminen, verkostot ja yhteistyökumppanit. Ja vaikka yrittäjällä täytyy olla vahva itseluottamus tekemiseensä, ilman tukiverkostoja kukaan ei jaksa. Sen verran voi jokainen yrittäjä taputtaa itseään selkään, että vaikka osa tavoitteista jäisikin saavuttamatta, sitä on silti todennäköisesti kehittänyt jotain uutta ja saanut paljon aikaan.

Mitä siis HeHin toimisto voisi tehdä? Voisin olla esimerkiksi päivittäisten rutiinien organisoija, laittaa ja pitää yrityksen dokumentit järjestyksessä, olla ensimmäinen joka vastaa asiakaspalvelussa, että joku on huomioinut yhteydenoton, juosta päivittäisiä asioita, osallistua markkinoinnin hoitamiseen, hoitaa laskutuksen, olla tuuraajana... Useimmiten yrittäjän paras osaaminen ja unelma on jonkin erikoistuotteen/-palvelun tekeminen, suunnittelu, ideointi, myynti. Harvemmin yritys kehittyy sillä, että yrittäjä itse järjestelee papereita taka-alalla vastaamatta sähköposteihin. Kehotan siis omasta puolestani yrittäjiä panostamaan laatuaikansa siihen tärkeimpään intohimonsa kohteeseen ja luomaan itselleen tarpeenmukaisen tiimin suorittamaan yrityksen tukitoimia.

Lainaan vielä lauseen Kuka ymmärtää yrittäjää? -blogipäivityksestä, "olisitko sinä ihminen, joka pysähtyi kuuntelemaan, kysyi yrittäjältä miten voit tai voinko auttaa?" Tämä on juurikin se paikka, jossa HeHin toimisto haluaa olla. Haluan olla auttavana kätenä yrittäjälle ja pienyrityksille, jotka eivät ehdi tai halua tehdä kaikkea itse. Ja haluaisin olla siellä mieluummin, ennen kuin yrittäjä on jo polttanut itsensä loppuun. Se, että kutsuu jonkun auttamaan, ei automaattisesti tarkoita satojen eurojen laskua, vaan kyse voi olla yksittäisestä tehtävästä tai vaikka parista tunnista viikossa. Siispä, jos joskus tuntuu, että köli raapii pohjaa ja eskimokäännös ei onnistu, ota silloin yhteys HeHin toimistoon! Yhteystiedot ovat alla:

puh: 0400553732
email: hehinpostia@gmail.com
www.facebook.com/hehintoimisto

Miten ottaa maksu vastaan?

Käytin viikonloppuna taksia, ja kuljettajan kommentti on jäänyt minua todella vaivaamaan. Keskustelumme liittyi maksutapaan sovittuamme ensin kiinteän hinnan matkasta. Maksoin matkan pankkikortilla ja luin nyt jälkeenpäin hieman käteismaksamisen tulevaisuudesta.

Kaikki ennusteet ja tutkimukset todistavat, että käteisen käyttö vähenee edelleen huomattavasti Suomessa(kin). Käteistä käyttävät eniten yli 65-vuotiaat, käteisen etuna pidetään mm. soveltuvuutta pieniin ostoksiin sekä sujuvuutta että nopeutta, ja käteiselle luonteenomaista on anonyymius. (Lähde: Suomen Pankin Katsaus käteisen käyttöön ja virtuaalivaluuttoihin, Maksuneuvosto 17.4.2015 Kari Takala)

Käteisen kustannus pienyrittäjälle on (huomioimatta säilytys- ja matkakuluja kotoa/toimistolta pankkiin) pankin rahanhuoltokulut eli muutamia euroja/kk.

Samaisessa Suomen Pankin katsauksessa on arvioitu maksutapojen muutoksia vuoteen 2020 mennessä seuraavasti: uudet mobiilimaksutavat korvaavat ensisijaisesti muovikortteja mutta syrjäyttävät myös käteismaksamista, koska anonyymiudella ei ole laajaa kysyntää. Ja esimerkiksi Nordean mukaan lähimaksaminen nelinkertaistui aikavälillä 02/2015 - 02/2016. (Lähde: http://www.nordea.com/fi/media/uutiset-ja-lehdistotiedotteet/News-fi/2016/2016-03-22-nordea-tuo-markkinoille-uuden-mobiilimaksamisen-sovelluksen.html )

Maksupäätteen hankinta tulee siis pienyrittäjillekin entistä välttämättömämmäksi, mutta sen kustannukset ovat kovat. Maksupäätevertailu.fi-sivuston mukaan jo pelkästään 2000 €/kk liikevaihdolla laite- ja maksuliikenteen provisiokustannukset ovat useita kymppejä kuukaudessa!

Perehdyttyäni asiaan siis vain pintaraapaisulla en yhtään ihmettele, että kuski tuohtui tingityn hinnan maksutavastani, vaikkakin olimme yhtä mieltä siitä, että lähimaksaminen on erittäin kätevää. Tulevatkohan rahanhuolto-/maksuliikennekustannukset keikahtamaan joskus toisinpäin vai miten tämä homma etenee?

Tiimi toimii

Kesä on siitä hyvää aikaa, että ihmiset liikkuvat paljon enemmän, ja niinpä tulee vaihdettua paljon myös ajatuksia leppoisissa kesätapaamisissa. Yhden kätevimmistä vinkeistä sain 30 henkilöä työllistävältä yrittäjältä, joka on saanut luotua ympärilleen toimivan ja luotettavan tiimin auttamaan yrityksen pyörittämisessä. Yrittäjien ja päättävien toimihenkilöiden työpäiviin tulee varmasti lukuisia keskeytyksiä ja muutoksia siihen, miten itse oli aamulla ajatellut päivän etenevän. Muutoksia ja uusia asioita pitäisi muistaa, ennen kuin ne pääsee tekemään. Edellä mainitussa yrityksessä tämä asia oli toteutettu niin, että tiimin jäsenet olivat luoneet Whatsapp-ryhmän. Kun kesken suorittavan työn tulee joku mieleenpainettava asia, he lähettävät sen ääniviestinä tiimille eli kirjoittamisen sijaan puhuvat sen samantien muille. Kätevää, kun tiimiläiset ovat päivän aikana fyysisesti eri paikoissa ja homma tulee heti delegoitua eikä asia unohdu päivänpäätteeksi!

(He, kenelle Whatsapp on vielä tuntematon, kerrottakoon, että se on puhelimeen itse ladattava ohjelma, joka toimii kuin tekstiviestien lähetys, mutta on käyttöominaisuuksiltaan laajempi ja edullisempi, koska se toimii internetin välityksellä.)

Toinen itselläni kokeilussa oleva työkalu on Dropbox. Dropbox on internetissä toimiva ohjelma, jonka avulla halutut henkilöt voivat jakaa ja muokata tiedostoja ilman, että niitä tarvitsee lähettää esim. sähköpostin liitteenä. Tällöin jokainen tiimin jäsen pystyy näkemään viimeisimmän version dokumentista ja halutessaan kommentoida sitä.

Itse olen Dropboxin käyttäjänä vasta lapsen kengissä. Yksinkertaisena esimerkkinä voin siis kertoa, että olemme suunnitelleet toimeksiantajayrityksen kanssa asiakashankintakampanjaa. Meidän tapauksessamme Dropboxiin on ladattuna Word-tiedosto, jonka sisällöstä olemme käyneet siellä keskustelua, ja voimme muuttaa ja lisätä siihen tarvittavaa tekstiä.

Näiden molempien ohjelmien käyttö vaatii minimissään älypuhelimen ja siinä käytössä olevan nettiyhteyden sekä kokeilevaa mieltä. Ja koska itse vasta aloittelen näiden ohjelmien ja toimintatapojen käyttöönottoa, kuulen mielelläni kokeneempien kommentteja ja vinkkejä näistä ja muista vastaavanlaisista palveluista.

Oikeasti paperiton toimistoko?

HeHin toimisto on kohta 2 kk vanha eli aika nuori. Kun perustin sen, päätin, että kaikki mahdolliset dokumentit tallennetaan sähköisesti pilvipalveluihin. Tämä koskee niin omien muistiinpanojen, tilastojen, tarjousten kuin kirjanpidon materiaalinkin hallintaa. Olen aiemminkin toiminut yrittäjänä, mutta nyt kun uusi yritys on perustettu, on monella tapaa helppo aloittaa puhtaalta pöydältä. En itsekään ole erityisen tietoteknisesti orientoitunut, mutta elämää helpottaakseni aion oppia uutta. Ja toivottavasti voin auttaa siinä myös muita.

Ihan ensimmäiseksi olen aloittanut käyttää Google Docs -palvelua eli pystyn tekemään Word- ja Excel-pohjaiset tiedostot netissä. Tallennustilaa on 25 Mt, josta tallennetut pdf-tiedostot vievät eniten tilaa, mutta mainitsemiani dokumentteja saa tuohon tallennustilaan tehdä satoja. Tällaisenaan palvelu on ilmainen.

Yrityksille on tietysti olemassa myös maksullisia isompia "nettitoimistoja". Tällä hetkellä mm. Elisa mainostaa Elisa Toimisto 365 -palvelua, joka on käytännössä sama kuin Microsoftin Office 365 -palvelu mutta siihen on lisätty Elisan omia palveluita kuten yrityksen verkkotunnuksen varaus ja suomenkielinen asiakaspalvelu. Yksinyrittäjän tapauksessa näillä on hintaeroa n. 2 €/kk Microsoftin ollessa edullisempi. Tällöin tallennustilaa on 1Tt eli jo paljon enemmän.

Hyvänä kakkosena tuli laskutuksen järjestäminen. Sen jo toki tiesinkin, että netissä olevia kattavia ja suoraan kirjanpitäjän ja pankin kanssa keskustelevia laskutusohjelmia on olemassa. Mutta se tuli uutisena yrityksen pankkitiliä avatessa, että yksinkertaisiin laskutustarpeisiin myös ainakin OP tarjoaa verkkopankissa toimivan E-laskutusohjelman. OP:n omilla sivuilla sen sanotaan sopivan vain kuluttajalaskutukseen, mutta ainakin minulle se markkinointiin myös B2B-laskutukseen sopivaksi.

Sitten luin myös sähköisestä kuittien säilytysjärjestelmästä nimeltään Etasku. Myös sieltä tiedot saa helposti kirjanpitäjälle (tai kirjanpitäjä saa haettua ne itse). Paperikuitteja ei tarvitse itse säilyttää, vaan palvelu säilyttää kuitit lain määräämän ajan. Kuulostaa mielestäni todella helpolta ja vapauttavalta! Sen vaan pyydän huomioimaan, että maksuton palvelu koskee vain max. 5 kuittia/kk tallentavia kotitalouksia ja yrityksillä on kyllä 30 päivän maksuton kokeiluaika, minkä jälkeen palvelu on otettava maksullisena (tällä hetkellä 4,90 €/kk) käyttöön, jos sitä haluaa jatkaa.

Kaikki nämä mainitsemani palvelut on mahdollista ladata myös älypuhelimiin. Ja jos jollakulla kokeneemmalla sähköistä toimistoa pitävällä yrittäjällä on lisää vinkkejä, otan niitä mielelläni vastaan.